Ti gode råd: Godt begyndt – halvt fuldendt

Hvordan gør vi?

• Tale projektet ind i kommunale politikker og strategier f.eks. kommuneplaner, kystplaner eller helhedsplaner
• Foretag løbende orientering/inddragelse af politikere gennem projektet (det er vigtigt, at politikerne ikke bliver overraskede undervejs)
• Lav tidligt en drejebog i forhold til politisk inddragelse/projektplan/kommissorium 
• Inviter borgere og politikere til samme møde
• Lav visualiseringer – det er lettere at træffe beslutninger, når man kan ”se” projektet for sig
• Saml ammunition undervejs til, når ”vinduet” er der
• Foretag forventningsafstemning med politikerne om, hvad der kan og skal gennemføres
• Få tidlig opbakning til ekspropriation, hvis nødvendigt

• Klæd politikere på til at kunne træffe beslutning – evt. temadag, ekskursioner, visualiseringer og simuleringer.

Hvordan gør vi?

• Opstartsmøde med fælles klar vision og enighed om målet
• Identificer merværdier og synergier på tværs af forvaltninger i kommunen
• Tag udgangspunkt i og byg videre på allerede vedtagne visioner i kommunen.

Hvordan gør vi?

• Udbyd kun de faser som du vurderer behovet for her og nu og vent med resten af projektet, til du har fået skabt et overblik
• Del projektet op i faser efter fx ydelsesbeskrivelse Byggeri & Landskab 2018 (YBL18) og tilpas til egen kontekst (https://www.danskeark.dk/content/ydelsesbeskrivelse-byggeri-og-planlaegning)
• Lav idéfase med indbudte/udvalgte rådgivere
• Udarbejd en kontrakt indeholdende midtvejsevaluering
• Rådgiver kan bruges til borgerinddragelse, hvor kommunen kan være upartisk
• Overvej om det er de samme mennesker, som skal indgå i alle faser.

Hvordan gør vi?

• Del projektplanen op i faser efter fx ydelsesbeskrivelse til Byggeri & Landskab 2018 (YBL18)
• Opdater din projektplan, så din efterfølger kan overtage problemfrit, hvis du forlader projektet midt i forløbet
• Lav realitetstjek undervejs
• Lav evt. forsøgsprojekter
• Indlæg tid til politisk høring
• Udarbejd tjeklister
• Inddrag viden og erfaringer fra tidligere projekter i kommunen eller fra andre kommuner

Hvordan gør vi?

• Sikre ledelsesforankring – også i andre forvaltninger/afdelinger
• Få ledelsesopbakning til at arbejde på tværs og få afsat de rette ressourcer
• Nedsæt tværfaglig styregruppe, der kender sin rolle og står ved sit ansvar
• Identificér merværdier og synergier med andre forvaltninger og evt. eksterne aktører
• Foretag tidlig involvering af andre afdelinger/forvaltninger
• Opret et klimatilpasningsnetværk, der kan aktiveres til relevante projekter
• Inddrag drifts- og myndighedsfolk til at kvalificere løsninger
• Byg på eksisterende netværk i kommunen i forhold til at besætte projektet
• Tilpas organisationen efter de enkelte faser
• Vend løbende tilbage til projektplanen og juster rollefordelingen
• Lav løbende evaluering af projektgruppens sammensætning og afklar ansvars- og rollefordelingen i projektet

Hvordan gør vi?

• Udarbejd et projektdiagram
• Lav klar aftale med projektejer om tid, økonomi og indhold
• Lav klar aftale med projektmedarbejdere om tid, økonomi og indhold
• Udarbejd en interessentanalyse både internt og eksternt og tænk i mål, indflydelse og problemafgrænsning
• Tydeliggør hvad den enkelte afdeling/person får ud af projektet
• Udvikl et fælles sprog.
• Etablér netværks- og/eller klimatilpasningsambassadører i alle afdelinger og på tværs af forvaltningerne

Hvordan gør vi?

• Rådgivere kan bruges til borgerinddragelse, da de ikke er involverede i sagen
• Brug evt. forskellige rådgivere til forskellige opgaver eller faser
• Vær skarp på, hvad du bestiller, og om det er relevant at anvende rådgivere i alle faser
• Få afklaret ramme og muligheder internt, inden kontrakten udbydes
• Sæt tid af til udarbejdelse af kontrakt

Hvordan gør vi?

• Anvend evt. rådgiver til kvalitetstjek af udbudsmateriale
• Vend kontrakten med en udbudsjurist i kommunen eller en kollega, som er vant til at se på kontrakter
• Husk at kvalitetssikre rådgivers arbejde og vær sikker på, at du kan forklare rådgivers arbejde for andre
• Hold fysisk møde med rådgivere ved indgåelse af kontrakt og ved aflevering af projekt

Hvordan gør vi?

• Vær tydelig omkring, hvordan de eksterne aktørers ideer og arbejde vil indgå i den videre proces
• Forventningsafstemning med interessenter og rammesætning af hvilken type inddragelse, der er tale om
• Gør opmærksom på, hvor interessenterne selv kan finde information
• Vær klar og ærlig i din kommunikation overfor eksterne
• Anerkend interessenters bekymringer og hvordan det kan påvirke projektet

Hvordan gør vi?

• Hav fokus på tidlig og løbende dialog med forvaltninger, interessenter, politikere og borgere
• Lav hjemmeside og opdater løbende
• Udarbejd nyhedsbreve
• Husk også at fortæl, hvis der ikke sker noget i projektet
• Skab gennemsigtighed i forhold til interessenter